中小企业规章制度风险防范与建议

中小企业规章制度风险防范与建议

“规章制度,是企业内部的“法律”。好的规章制度既能保障劳动者的合法权益,又可以有效促进企业管理。在司法实践中,劳动者违反规章制度已经成为企业解除劳动合同的主要原因之一。然而不少企业在规章制度方面存在缺陷,最终被认定为违法解除,遭受了不必要的损失。”

案情简介

王某系公司员工,2012年3月8日,王某以身体不适为由,向公司提出病假申请,公司未答复。2012年3月9日起,王某一直未来公司上班。2017年7月31日,公司登报通知:“自2012年3月9日至今未到公司上班,根据公司考勤制度第三十一条,连续旷工2个工作日及以上者,或当月累计旷工16小时及以上者,按自动离职处理。公司决定从3月11日开始与你解除劳动合同。”王某遂提起诉讼,要求公司支付赔偿金。

争议焦点:公司是否属于违法解除劳动合同?

处理结果:一审法院认为,公司未能证明考勤制度经民主程序制定并向劳动者公示,不能作为辞退王某的依据,属于违法解除,判令支付赔偿金19余万元。二审、再审法院均支持了一审判决。

案例分析

一、中小企业是否需要规章制度?

在回答这个问题之前应当先明确企业规章制度的性质。企业规章制度一般包括劳动合同管理、薪酬管理、劳动纪律、职工奖惩等内容,是国家法律在企业内部的延伸,是企业“内部法”。其中,劳动纪律虽然只是规章制度内容的一部分,但却是核心内容,因此也有人将规章制度称为劳动纪律。

规章制度对企业管理来说应该是利弊兼有。一方面现行法律对企业规章制度从内容到制定程序方面都有限制,以保护劳动者的合法权益,一方面规章制度是约束企业和劳动者双方的法律行为,企业自己也必须遵守规章制度,企业运用不当,就会损害企业自身的权益。因此有的企业“嫌麻烦”、“怕自己被套进去了”,觉得企业太小规章制度“没有必要”,企业主“言出法随”、“老板说了算”更加痛快。

笔者认为规章制度对企业来说应该是利大于弊。我国劳动法、劳动合同法均明文规定,“用人单位应当依法建立和完善规章制度”,同时也规定“严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的”,用人单位可以解除劳动合同。由此可见,企业规章制度是企业自主用工权的保障与体现,是企业的管理工具。应该说,任何一家想有序、规范、长远发展的中小企业,就必须要有相应的规章制度。

二、法律对企业规章制度有哪些要求?

(一)内容合法

企业的规章制度,不得违反国家法律、行政法规及政策规定,否则无效,给劳动者造成损害的,还应当承担赔偿责任。比如有的规章制度在工时、加班、休假方面违反了国家的基本标准;规定劳动者在劳动合同期间不能结婚生育;劳动者入职要交一笔保证金;扣押劳动者证件等。规章制度只有在内容合法的前提下,在企业内部才有约束力,因此企业应当及时对现存规章制度进行合法性审查。

(二)程序合规

企业在制定、修改或者决定有关劳动报酬、劳动纪律等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应遵循民主程序,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

企业制定劳动规章制度应让全体职工充分的参与讨论,提出意见与建议,充分的保障劳动者的平等协商权益。民主程序是规章制度和修改的必经程序,若没有经过或者证明经过民主程序,则不具有法律效力。因此企业应当注意保留职代会或者全体职工讨论、协商的书面证据,以免发生争议时不能提供证据证明。

(三)向劳动者告知

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

公示的方式可以根据企业情况灵活运用,比如可以张榜公示;以文件传阅,员工签名确认已阅读并知晓;以发放工作手册等方式,保留员工手册签收记录;以局域网、OA办公系统、邮件等方式告知,同时通知或提醒员工查收。在笔者查阅的劳动争议案件中,规章制度被认定无效、确认企业违法解除的主要原因,基本上都是未履行民主程序或告知程序。

三、对中小企业制定规章制度的建议

(一)内容要公平合理,鼓励员工参与制定

企业规章制度的目的在于规范企业和员工的具体工作行为,鼓励员工踏实、勤恳工作,形成共同发展的劳动关系,而不是为了惩罚员工或者剥夺权益。因此,制定规章制度不应是企业一厢情愿的行为,应当尽量让更多的员工参与起草和讨论,广泛听取、采纳他们的正确建议,保障员工的合法权益,寻求双方共同利益。

(二)要与本企业相结合

1、不能盲目移植成功企业的规章制度,否则可能“水土不服”;也不能苛求制度全备、贪大求全,应当做到“少而精”,避免繁琐复杂,以满足现有阶段需要即可。

2、不能简单照搬、照抄法律规定,要与企业的具体实际相结合,落实法律条文。例如对工作岗位、劳动报酬变更的情形作出规定或约定;区分一般违纪和严重违纪。比如上班抽烟通常属于普通违纪,但在危化品行业属于严重违纪;对偶尔迟到或擅自离岗不应当视为严重违纪,但是长期消极怠工,或者屡教不改,则属于严重违纪;不服从管理,辱骂、殴打管理人员应当视为严重违纪;连续旷工或者一定周期内累计旷工达到一定天数视为严重违纪。

(三)规章制度要与劳动合同有序衔接

可以将劳动纪律条款作为劳动合同的附件,在劳动合同中专款约定“劳动者已经详细阅读,并愿遵守用人单位的劳动纪律”;也可以直接约定规章制度作为劳动合同的附件,在劳动合同最后一款约定“本公司员工手册作为劳动合同的一部分,与劳动合同同等有效”;也可以在劳动合同中约定指引性条款,约定“工资增长幅度及奖金发放等,以企业员工手册相应的规定为准”。

(四)注重规章制度落实

企业规章制度的形成和落实的过程,也是企业文化形成的过程。

要加强对相关员工的培训,除了新员工转正前进行规章制度考试外,还应定期开展规章制度培训,通过各种活动提高员工对规章制度的认识。同时要加强反馈,在执行过程中发现有不适宜情形时,及时修订或废止相应条文。最后,规章制度管理部门应通过对规章制度执行的每一环节、每一过程定期和不定期地进行监督检查,加大奖惩力度,以保证规章制度的准确执行。

作者:胡金林 律师,泽大义乌分所

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