外贸业务流程法务风险分析

案例描述:

2008年香港客户A公司和B公司出现二笔无法收回的应收账款,形成坏账。法务在审查此二单业务时发现:二者共同的业务特点是香港公司邮件、传真下单,货物送至大陆工厂,每单开具INVOICE,月底对账后,由香港公司负责结算并付款,最后香港公司因各种原因破产清算,我司无法追回货款。

原因分析:

上面的案例描述写的很简单,其实二者反映的也是外贸的一个常规业务流程。表面上看,二笔业务坏账的形成是因为对方公司破产导致,但风险并非仅存于破产这一环节,即使这二家公司都没有破产,我司也很难通过法律手段挽回上述欠款。

本案例从法务的角度去审视这个外贸流程中潜在的风险,有些可能已经解决,有些可能尚未引起重视,下面详细分析之:

法务风险主要来自于二个方面:
1、 证据不充分,无法证明欠款事实;
2、 无可执行财产,对方无财产可供执行,造成执行难。
为减少法务风险形成,建议在流程中进行相应的完善,提前防范。

纠正措施:

一、关于证据方面:这个流程中有以下几个环节需要关注:

1、邮件下单,鉴于单纯通过邮件本身去认定二个公司间合同关系存在的证明能力较弱,这里要注意保存原始邮件(非转发邮件),保存期限2年,相关人员离职要做好邮件保留。

2、交货,鉴于香港公司经常会要求将货物送至大陆工厂,一定要求对方出具委托收货函,原件盖章后寄至我司,频繁操作的可以采用一年为期限。

3、INVOICE, 作为纸质发票,如无对方确认,是不具证据效力的,所以业务操作中应要求对方予以确认。

4、对账,鉴于我们很难保证前述3个环节中的所有文件、单据都符合有效证据的要素或不缺失,特别是诉讼案件往往发生在业务中止一年之后,所以我们要特别重视该环节。对账单以原件盖章确认后寄至我司为最佳,原件盖章后彩印扫描件电邮我司次之,尽量避免传真方式。
对账环节的完善,并不意味我司可以放松前3环节的操作流程,非原件盖章确认的对账单,仍然需要前3环节的相关证据辅助证明欠款事实。

5、付款,鉴于付款环节多为银行操作,单据保存较为完善,证据效力充分,此环节证据不存在多大问题。

二、关于执行方面:这个流程中有以下几方面需要关注:

1、履约能力,鉴于欠款基本发生在账期客户身上,对账期客户的履约能力和资产情况要有一定的了解,以便给予相匹配的账期及信用额度,确保履约。

2、集团担保,鉴于香港注册公司无最低资本要求,且多为贸易公司,无实体资产,存在潜在的履约风险,对于给予该类客户账期及信用额度,一定要求母公司或实体公司提供担保,最大程度地降低风险。

3、异常关注,对于发生账期外欠款的公司要引起重视,了解公司动态和欠款原因,发现异常,尽早提交法务,由法务介入实施保全。

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