企业如何从源头规避高额索赔等用工风险?

企业如何从源头规避高额索赔等用工风险?

— 文 / 周浩 —

劳动用工问题在法律顾问服务中发生频率仅次于合同,而劳动问题的产生往往伴随着该员工的离职,也就是说劳动用工问题集中爆发于劳动关系的尾端。我们团队在顾问服务过程中,发现大多企业在劳动仲裁和诉讼中处于被动地位,很重要的原因是员工在职期间没有书面材料固定对自己有利的证据。

为了解决这一痛点,我们开发了一款涵盖员工入职、在职、离职的全流程标准化操作手册及配套文本,我们将其命名为《C-RED企业用工管理系统》,旨在系统化管理与防范劳动用工风险,将绝大部分风险纳入射程范围,本文就重点介绍该产品的开发思路和框架,帮助广大企业家或HR建立自己企业的劳动用工风险管理体系。

一、入职阶段

入职阶段可以细分为招聘、面试、入职体检、录用通知、入职登记、背景调查、职工档案、签订合同、试用期考核等具体事项,每个细分事项都有可能为劳动争议产生埋下伏笔,看看具体案例:

甲公司新开发一款产品,为打开市场,欲招聘销售经理,发布了如下招聘广告。

前来面试的应聘者乙基本符合条件,并自称在该行业有很多人脉,一季度可以保证300万的销量。甲公司遂与乙签订3年劳动合同,试用期3个月,试用期发底薪,试用期满有销售提成。

孰料3个月试用期满,乙完成的销量不足50万,远低于保证的300万,还报销了数万元开支。甲公司领导经打听得知乙吹嘘的种种不实,一气之下以“不符合录用条件”将乙辞退。

这里就涉及一条企业解除劳动合同的法律依据:《劳动合同法》第三十九条 劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:(一)在试用期间被证明不符合录用条件的;......

企业以不符合录用条件辞退员工的前提,是能够证明员工具体不符合哪一条录用条件,但很多公司往往没有让员工书面确认的具体录用条件,甲公司即属此列。最后本案劳动仲裁委认为甲公司无法举证具体的录用条件,因此认定招聘广告中写明的招聘条件即为公司的录用条件,最终甲公司败诉。

因为招聘广告列明的条件一般比较宽泛和简单,实际的录用条件是在面试过程中具体确定的,企业在后续的入职手续中应当让员工签署《录用条件确认函》,下图为通用型条件,具体岗位应当具体设置。

除录用条件之外,入职阶段还存在下列高频风险:

(1)就业歧视;

(2)录用通知的有效性,未按时报道或撤回的责任;

(3)背景调查的合法性;

(4)不缴纳社会保险;

(5)提供虚假入职信息甚至身份信息,引发劳动关系的效力问题或工伤责任承担;

(6)入职信息登记和使用的限度。

对于入职阶段的风险,以具体事项为横向轴,制订相应标准化操作流程,比如针对招聘制订:编制岗位说明书→制订年度人员增补计划→报请批准→招聘条件风控备案→发送面试通知;以高频风险为纵向轴,配备格式化的文本规避风险,在入职阶段至少包括:《岗位说明书》、《面试通知单》、《应聘人员登记表》、《招聘风控备案表》、《面试评审表》、《录用通知书》、《录用条件确认函》、《员工登记表》、《制度确认书》等文本。

二、在职阶段

员工在职期间占据了整个劳动关系生命周期的大部分,很多劳动争议也是发生在这一期间,并且通常引发劳动合同的解除,所以在职期间的风险管理最为庞杂和复杂,我们分别从合同和规章制度两个方面着手。

(一)合同管理

首先企业用工除了劳动关系外,还有劳务关系和业务外包的商业合同关系,也就是我们常说的多元化用工,所以这里我们说合同管理而不仅仅是劳动合同的管理。针对不同的用工类型,适用相应的合同文本:《劳动合同》、《非全日制用工劳动合同》、《退休返聘合同》、《实习协议》、《劳务派遣协议》、《外包服务合同》。

这里以使用频率最高、内容最多的劳动工合同为例,从合同签订到终止的时间顺序上可分为:劳动者主体审查、合同文本及附件准备、签字与用印、合同变更、合同期满终止等事项;对于合同内容需要确定:试用期、用工方式、薪资待遇、社保/公积金、合同期限、休息休假、培训与服务期、保密与竞业限制等事项。

上述事项均可按照一定的标准流程处理,在何种场景下使用何文本应当有明确的指引,比如与一个核心技术人员初次签订劳动合同的场景,合同文本及附件准备应当包括:《录用条件确认函》、《岗位职责》、《制度确认书》/《员工手册签收确认函》、《保密与竞业限制协议》或条款、《劳动合同》;而合同期满终止的场景应当包括:《劳动合同到期续订意向书及回执》、《劳动合同到期终止通知书》。其他形式的用工可以参照劳动关系进行合理简化。

(二)制度管理

企业的规章制度就是企业内部的“法律”,指引、约束所有人员的行为和工作,规章制度首要解决的问题就是有效性和完整性,也就是能够得到法律的支持且能解决企业大部分的问题。我们先看下面这个案例:

2013年12月谢某与南京某人力资源公司签订劳动合同,人力资源公司将其派遣只南京某座椅有限公司工作。谢某于2015年12月24日递交请假条,26日请假一天,此后一直未上班。2016年1月5日,人力资源公司通过快递通知谢某1月7日到原岗位上班,谢某未到岗。

2016年1月8日,人力资源公司以谢某连续旷工多日严重违反公司规章制度为由解除劳动合同。

谢某遂起诉人力资源公司违法解除劳动合同,支付赔偿金。

我们先看法律依据:《劳动合同法》第三十九条 劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:……(二)严重违反用人单位的规章制度的;……

诉讼中人力资源公司向法院提交谢某签收的公司《员工手册》。《员工手册》第4章奖惩制度第2条规定,连续旷工3天或一年内累计旷工5天者视为自动离职。

最终法院认为,人力资源公司提交了有谢某签字的员工手册以及相关的会议记要,上述证据能够证明《员工手册》已经过民主程序制定并告知谢某,《员工手册》能够作为合法的规章制度依据。公司据此解除劳动合同具有事实和法律依据,谢某要求支付赔偿金的诉讼不予支持。

企业规章制度的效力要素包含这5点:

①合法;

②合理;

③具体可操作;

④经过民主程序制定;

⑤告知劳动者。

其中告知劳动者在实践中又包括:局域网公告法、电子邮件发送法、印发签收法、培训法等,企业可以根据实际情况选择最经济、有效的方法。

解决了有效性问题,接下来就要关注完整性,不同类型的公司在规章制度的组成及侧重点上必然不同,我们整理了几十家横跨8个行业的企业规章制度,总结了基本通用的版块:

企业可以根据自己企业的性质在此基础上搭建自己的规章制度体系,同时规章制度的运行也同样需要相应的操作指引和规范文本做支撑,尤其在员工手册版块,比如《履行/终止竞业限制义务通知》、《员工业绩提成协议》、《员工请假申请单》、《员工培训服务期协议》、各类《绩效考核量表》等。

三、离职阶段

离职一般包含劳动合同解除和终止两种情形,不同情形的法律后果或者说补偿金、赔偿金各不相同,正是企业与员工对法律后果无法达成一致意见或者员工想最大化获得赔偿,造成离职阶段的劳动纠纷频发,如果企业在入职、在职阶段,没有规范的用工管理,在离职阶段发生纠纷就会非常被动。

张某自2006年7月开始进入慈溪某轴承公司工作。双方签订的最后一份劳动合同约定的合同履行期为2016年2月28日至2017年2月27日。2017年2月4日,轴承公司通知张某终止劳动合同。2017年3月8日,办理离职后,张某提起劳动仲裁要求公司支付经济补偿金。

轴承公司认为合同正常履行完毕,且张某在职期间酗酒,不能胜任工作岗位,不应支付经济补偿金。

我们可以看一下法律规定:《劳动合同法》第四十六条 有下列情形之一的,用人单位应当向劳动者支付经济补偿:……(五)除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同,劳动者不同意续订的情形外,依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的;……

也就是说劳动合同虽然到期终止,但公司没有提出以原条件续订且劳动者拒绝的,公司就应当支付经济补偿金。最后仲裁委认为,双方对终止劳动合同达成一致意见,轴承公司应按法律规定支付经济补偿金。轴承公司关于酗酒的主张未提供事实和规章制度依据,不予支持。

所以在员工劳动合同期满离职时,公司应当发出《劳动合同续签通知书》,员工不愿以原条件续签的,应在回执上注明并签字,公司再据此发出《终止劳动合同通知书(员工不续)》。

对于解除的情形,协商解除同样需要在《解除劳动合同协议书》中明确系由员工提出的解除;单方解除在《解除劳动合同通知书(用人单位单方解除)》中明确解除的事实依据和规章制度依据。除了上述文本外,还需《解除劳动合同确认书(个人预告解除)》、《终止劳动合同通知书(员工不续)》、《解除/终止劳动合同证明书》、《离职面谈记录表》、《离职工作交接表》等规范文本。

结 语

上述入职、在职、离职三个阶段的风险管理,是一个较为复杂且有机统一的整体,任一节点的完成度都会影响一个甚至多个机制发挥作用。我们团队从C-RED的开发,到如今经过2年的实践,产品已经进行了多次更新迭代,更能明显感受到体系化、标准化之后才能真正提高效率。

《民法典》的生效,为劳动用工管理提出更高要求,比如个人信息保护趋严,增加预防性骚扰的用人单位责任和员工存在故意和重大过失给公司造成损失的赔偿责任等,我们可以快速定位到相应板块,增设背景调查授权规则、建立性骚扰投诉和查处机制、增加员工故意和重大过失赔偿条款等,完成对管理体系的调整和优化。

以上就是我们《C-RED企业用工管理系统》产品的开发思路和框架,希望能给大家带来启发,欢迎与我们就这个产品进行进一步探讨。

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