律师签发律师函业务操作指引(2021)

律师函

6月18日,上海市律师协会业务研究指导委员会通讯表决通过《律师签发律师函业务操作指引(2021)》(下简称《指引》),试行一年,供律师在实际业务中参考,以下是《指引》全文:

律师签发律师函业务操作指引(试行)

第一章 总则

第1条 [目的]

为规范我市律师(以下简称为“律师”)对外签发律师函的执业行为,提高法律文书的整体质量,有效规避执业风险,根据《中华人民共和国律师法》(以下简称《律师法》)《律师执业管理办法》之相关规定,特制定本指引。

第2条 [定义/作用]

本指引所称律师函是指律师事务所基于委托人的委托,指派律师针对特定法律事务,根据委托人陈述或提供的材料,结合法律向第三方进行披露和分析,旨在要求第三方履行义务,或向第三方通知相关事项、获得相关信息,或旨在引起一定法律效果的专业法律文书。

就下列情况,可接受委托人的委托签发律师函:

1. 要求第三方向委托人履行金钱给付义务或交付财产;

2. 要求第三方向委托人为或不为一定行为;

3. 通知第三方解除合同或改变原法律状态;

4. 律师事务所认定的其他合理情形。

第二章 办理签发律师函业务的指导性规定

第3条 [基本原则]

律师办理律师函签发业务,应当坚持以事实为依据、以法律为准绳的原则,客观表达法律意见,审慎运用法律语言。

第4条 [签发限制]

律师仅可在本职工作中签发律师函。律师在履行兼职职务时,例如充任仲裁员、担任社会团体成员时,不得将律师函用于该兼职工作。

第5条 [保密制度]

律师办理律师函签发业务,应当对在执业活动中知悉的委托人的商业秘密及个人隐私予以严格保密。

第三章 办理签发律师函业务的前提要求

第6条 [谈话笔录]

经办律师应在核实委托人的主体资格并充分了解受托事项的具体情况后,与委托人制作谈话笔录,提示法律风险,分析法律后果。谈话笔录可以将委托人陈述的基本事实、主张、要求等记录在案。

第7条 [办理委托/拒绝收案]

7.1 委托人委托律师事务所对外签发律师函的,应当办理立项手续,签订法律服务合同。法律服务合同中应包含委托人对其陈述以及提供材料的真实性、准确性、合法性和完整性的书面承诺。委托人拒绝作出该承诺的,律师事务所应当拒绝收案。

委托人坚持违法或明显不合理的要求或主张的、存在利益冲突的,以及不能接受委托的其他情形应不予收案。

7.2 若签发律师函并非单项法律服务,而是附属于其他法律服务,应当在相关的法律服务合同中明确载明。

第8条 [收费合规]

律师办理律师函签发业务,应严格遵守国家发展和改革委员会、司法部《律师服务收费管理办法》和司法部《律师事务所收费程序规则》的规定,向委托人收取合理的律师服务费、代理费和其他相关费用。

第四章 律师函撰写前的准备工作

第9条 [明确签发目的]

撰写律师函前,首先应当明确签发律师函的目的。

第10条 [事实审查/保留]

10.1 经办律师应当对委托人主张的请求以及提供的材料进行事实审查,并在律师函中明确所述事实系“根据委托人向本所提供的事实及证据”。事实审查包含以下内容:

1. 委托人所主张的要求,名称是否准确、范围是否明晰、内容是否固定;

2. 委托人是否对其主张的内容切实拥有合法权利;

3. 第三方与委托人的关系;

4. 第三方是否存在侵权或者违约行为,以及具体事实;

5. 第三方可能承担的法律责任;

6. 委托人提供的证据材料能否支持律师意见。

10.2 若委托人未提供证据材料或其提供的证据材料与其所述事实不符的,经办律师应在律师函中明确所述事实系“根据委托人向本所提供的事实”以及“以上事实正在进一步调查取证中”。

第11条 [策略确定]

制订律师函的签发策略,并经委托人确认。

第五章 律师函的撰写与确认

第12条 [律师函内容]

律师函内容可以包括:

(1) 引言;
(2) 正文;
(3) 结束语;

第13条 引言

13.1 说明律师函根据委托人的授权签发。

13.2 说明指派××律师就××事宜签发。

13.3 说明根据××法律及相关法律、法规、规章签发。

第14条 正文

14.1 基本事实综述的相关要求:

(1)律师函的事实部分主要是通过叙述的表达方式进行,应明确通过委托人陈述或提供的证据材料的内容而获悉法律事实发生的时间、地点、人物、事件;

(2)基本事实部分一般按法律事实发展的时间顺序,依次叙述;

(3)叙述中应当注意层次清楚、内容完整、重点突出、详略得当。

14.2 法律分析及法律后果的相关要求:

(1)律师函的分析部分主要运用议论的表现方式进行,首先应明确该部分事实的法律适用,充分掌握提出论点的理由和法律根据;其次合理运用论证方法对论点进行论述和证明,得出该法律事实可能导致的法律后果或第三方就此可能承担的法律责任;

(2)分析意见应该严格依据现行法律法规的规定进行分析,不能为迎合委托人的心理牵强附会、强词夺理,也不宜就仲裁机关或人民法院尚未作出裁判的事实作肯定的结论性意见;

(3)律师函的分析应该分清主次,层次分明,逻辑清晰,抓住关键。

14.3 解决问题的方法及建议的相关要求:

(1)清晰明确地提出解决问题的方案与步骤,并提出合理化建议;

(2)经办律师应当严格依委托人的授权来提出解决方案,不得未经委托人同意提出处置或和解方案。

(3)应提示第三方既不及时回复也不按照律师函所提出的解决方案履行,将导致分歧及误会加深,提示第三方委托人对此或将采取的进一步维权手段。

第15条 结束语

15.1 声明及联系方式的相关要求:

(1)经办律师应作出如下声明:

a.“本律师函作出法律分析所依据的事实系由委托人提供,并不排除与客观事实有所出入的可能。贵方如对本律师函涉及事实有异议,或对问题的解决有其他合理建议,请直接与本律师联系沟通。”

b.“本律师函不得以任何方式被解释为委托人对权利作任何放弃、义务作任何增加”。

(2)经办律师应将自己及委托人的准确联系方式附后。

15.2 署名、盖章及律师函签发时间的相关要求:

律师函应由律师事务所加盖律师事务所公章及经办律师的律师章。

15.3 寄送地址及联系电话、ems单号的相关要求:

经办律师可以将第三方的寄送地址及联系电话、ems单号记载于律师函。

15.4 附件的相关要求:

若有相关材料需作为律师函附件一并附后,可在律师函中明确载明。

第16条 [意见征询]

经办律师在签发律师函时如果需要发表涉及委托人权利处置的意见,应认真分析和验证该项意见可能引发的法律后果,并应征询委托人意见。

第17条 [定稿确认]

律师函起草完成后,经办律师应当将草稿发给委托人确认。委托人提出修改意见的,经办律师应在本指引所规定的原则范围内决定予以修改或者向委托人说明不能修改的理由。如委托人坚持其修改意见且该意见违背本指引原则性规定的,经办律师应当拒绝签发。

律师签发律师函的内容与格式,应当符合本指引相关规定。鉴于律师函在应用上的广泛性与灵活性,本指引的某些具体规定或文字描述确实不适用的,律师可以在合理合法的基础上根据实际情况对有关内容和形式作出灵活修改。

第六章 附则

第18条 [律师函的邮寄]

经办律师在邮寄律师函前,应将邮寄律师函复印留存,并对应律师函中载明的ems单号填写第三方寄送地址及联系电话,邮寄单上应载明文件名称,如:“××致××关于××的律师函”。

第19条[律师函的归档]

经办律师完成律师函签发业务后,应立即将下列材料立卷归档:

(1) 法律服务合同;
(2) 工作底稿;
(3) 律师事务所对重大、疑难情形进行的讨论、审批材料;
(4) 决定不予签发的,应将不予签发的通知书附卷;
(5) 《律师函》邮寄留存档及ems快递底单;
(6) 单项业务中律师事务所发票附联;
(7) 《律师函》的签收情况。

第20条 范例

律 师 函

( )××( )律函字第 号

××公司:

××事务所(以下简称:“本所”)系于中华人民共和国(以下简称:“中国”)合法注册的从事中国法律服务的律师事务所。本所受××公司(以下简称为“××公司”)的委托/本所作为××公司(以下简称为“××公司”)的常年法律顾问,指派本所××律师、××律师就贵司××××一事,依据我国《××法》《××法》及相关法律法规之规定,特向贵司致函如下:

一、委托人陈述的基本事实

××年×月×日,……

以上事实正在进一步调查取证中。

二、法律分析及法律后果

根据××公司向本所提供的上述事实及证据,我们认为:……

贵司××行为的性质及可能应当承担的法律责任……

三、解决问题的方法及建议

为弥补××公司的损失,妥善解决上述纠纷,并避免诉累,请贵司在收到本函之日起×日内履行……义务:……

如贵司不愿接受××公司的要求,可能会导致双方分歧及误会加深,促使××公司通过诉讼等法律途径维护其合法权益,故请贵司慎重考虑本律师意见。

本律师函作出法律分析所依据的事实系由委托人提供,并不排除与客观事实有所出入的可能。贵方如对本律师函涉及事实有异议,或对问题的解决有其他合理建议,请直接与本律师联系沟通。

本律师函不得以任何方式被解释为委托人对权利作任何放弃、义务作任何增加。
(提示:经办律师签发律师函时,无须照搬上述一、二、三点所列纲要语句,只需按上述结构要求表述即可。)

特此函告!

律师联系方式:……
委托人联系方式:……

(××)律师事务所
××年×月×日

寄送地址:
联系方式:
Ems单号:
附件:

第21条 附则

本指引由上海市律师协会民事业务研究委员会起草,并非强制性或规范性规定,仅供律师在实际业务中参考。

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